Factureren vanaf 1 januari 2004.

HOME	FISCUS	MTS "WAPPER"	Routeinformatie	LINKS
E-MAIL	KOSTEN AANGIFTEN	BINNENVAART

Factureren per 2004.

Vanaf 1 januari 2004 moeten alle facturen in de EU standaard aan een aantal voorwaarden voldoen, zo hoorde ik van een collega. Maar wat moet er nu precies op mijn facturen staan? En betekent dit ook dat ik nu binnen de EU niet meer met verschillende regelingen op dit gebied te maken krijg?

Inderdaad moeten vanaf 1 januari 2004 alle facturen in de EU aan dezelfde voorwaarden voldoen. Dit is een gevolg van een Europese richtlijn uit 2001. Daarin heeft de Europese Commissie regelgeving neergelegd die moet leiden tot vereenvoudiging, modernisering en gelijkheid van de voor facturering geldende voorwaarden binnen de EU. Wel bestaat er op enkele punten ruimte voor de lidstaten om zelf voorwaarden te stellen. Van volledige gelijkheid zal dan ook helaas nog geen sprake zijn. Enkele landen om ons heen hebben hun regelgeving al (gedeeltelijk) aangepast aan deze zogenaamde factureringsrichtlijn. Nederland moet uiterlijk 1 januari 2004 de BTW-wetgeving hebben aangepast. Op 8 september 2003 heeft de staatssecretaris daarom het wetsvoorstel richtlijn facturering naar de Tweede Kamer gezonden. Het wetsvoorstel geeft aan wie moet factureren en ook wanneer. Het betekent voor ondernemers een uitbreiding van de verplichte gegevens die ze op een factuur moeten vermelden.

Factuurplicht.

Het wetsvoorstel stelt voor dat iedere ondernemer ervoor moet zorgen dat door hemzelf een factuur wordt uitgereikt voor geleverde goederen of verrichte diensten. Het moet gaan om leveringen en diensten aan een andere ondernemer of aan een rechtspersoon die geen ondernemer is. Soms bestaat er geen factuurplicht. Bijvoorbeeld bij de zogenoemde Kleine Ondernemers Regeling en de Landbouwregeling. Ondernemers die alleen vrijgestelde prestaties verrichten zijn in beginsel ontheven van de factureringsverplichting. Hetzelfde geldt voor het vrijgestelde gedeelte van de omzet van ondernemers die zowel vrijgestelde als belaste prestaties verrichten. Het wetsvoorstel voorziet in de mogelijkheid om, in naam en voor rekening van de ondernemer, de factuur te laten uitreiken door de afnemer. Ook is het mogelijk een derde de factuur te laten uitreiken. Als de afnemer de factuur uitreikt geldt wel een aantal voorwaarden. Zo moet dit vooraf zijn overeengekomen in een akkoord tussen beide partijen en ook moet iedere factuur het voorwerp uitmaken van een procedure van aanvaarding door de afnemer die de goederen levert of de diensten verricht. De procedure van aanvaarding van de individuele factuur door de ondernemer kan stilzwijgend verlopen. De procedure van aanvaarding wil zeggen dat de leverancier als ware de factuur die de afnemer (voor hem opmaakt) moet accorderen. Voor het bedrijfsleven leveren deze mogelijkheden met betrekking tot de factuurplicht belangrijke praktische voordelen op. In Nederland was dit reeds goedgekeurd in een besluit van de staatssecretaris.

Wanneer factureren?

Nieuw in het wetsvoorstel is de mogelijkheid dat voor verscheidene afzonderlijke leveringen of diensten een periodiek factuur kan worden opgemaakt. Daarbij moet het gaan om gelijksoortige leveringen en diensten en de periode waarop de periodieke factuur betrekking heeft mag niet langer zijn dan een maand. In dit kader kan gedacht worden aan bijvoorbeeld leveringen van onderdelen en schoonmaakdiensten. De periodieke factuur is niet hetzelfde als de zo genoemde doorlopende prestaties. Doorlopende prestaties zijn zich herhalende leveringen en diensten die op basis van een doorlopende overeenkomst worden verricht. Daarbij geldt dat er geen nauwkeurig omschreven eindresultaat is overeengekomen. De periode waarover deze prestaties worden verricht, kan zowel bepaald als onbepaald zijn. Op de factuur kan de ondernemer bij deze prestaties in plaats van de dag waarop hij de levering of dienst verricht, de periode vermelden waarop de factuur betrekking heeft. Deze periode mag niet langer zijn dan een jaar. Voorbeelden van doorlopende prestaties zijn abonnementen op leveringen van gas, water en elektriciteit.

Welke gegevens?

Tot 1 januari 2004 dient U op de factuur te vermelden:

De datum van uitreiking van de factuur;
Een nummer, dat correspondeert met de boeking in Uw administratie;
De dag waarop de levering of dienst is verricht;
Naam en adres van de ondernemer die de levering of dienst verricht;
Naam en adres van de afnemer van de levering of dienst;
Duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten;
De hoeveelheid geleverde goederen;
De vergoeding;
Het BTW-bedrag.

Bij een intracommunautaire levering of dienst inzake het intracommunautaire goederenverkeer of daarmee samenhangende diensten:

Het BTW-identificatienummer van de ondernemer die de levering of dienst verricht;
Het BTW-identificatienummer van de afnemer van de levering of dienst verricht;

Bij een levering van een nieuw vervoermiddel: de gegevens die nodig zijn om te bepalen of een vervoermiddel een nieuw vervoermiddel is.

Vanaf 1 januari 2004 wordt dit als volgt uitgebreid. Op de factuur moet worden vermeld:

Het BTW-identificatienummer van de presterende ondernemer (uitbreiding: tot 1 januari 2004 alleen BTW-identificatienummer afnemer vermelden bij een intracommunautaire levering of een dienst inzake het intracommunautaire goederenverkeer of daarmee samenhangende diensten)
Het BTW-identificatienummer van de afnemer als de BTW van hem wordt geheven (uitbreiding: tot 1 januari 2004 alleen BTW-identificatienummer afnemer vermelden bij een intracommunautaire levering of een dienst inzake het intracommunautaire goederenverkeer of daarmee samenhangende diensten. Het betreft een uitbreiding tot alle gevallen waarbij de afnemer of de fiscaalvertegenwoordiger de BTW verschuldigd wordt. Dus bijvoorbeeld ook bepaalde telecommunicatie- reclame- of adviesdiensten waarbij men de BTW heft van de afnemer);
De vergoeding voor elk tarief en - in voorkomend geval - elke vrijstelling (uitbreiding: tot 1 januari 2004 alleen een vergoeding, niet gespecificeerd);
De eenheidsprijs exclusief BTW, de eventuele kortingen indien die niet in de eenheidsprijs zijn begrepen en het toegepaste tarief (nieuw);
De datum waarop een vooruitbetaling is gedaan, voor zover die datum kan worden vastgesteld en verschilt van de uitreikingsdatum van de factuur (nieuw);
Een opeenvolgend nummer, met één op meer reeksen, waarmee tevens de factuur eenduidig wordt geïdentificeerd (nu is alleen vereist dat de factuur moet zijn genummerd). Het factuurnummer vormt de sleutel tot het vinden van de gegevens van de factuur in de administratie van de ondernemer. Geautomatiseerde systemen maken voor de nummering gebruik van reeksen, waarbij per vestiging bijvoorbeeld één reeks beschikbaar is. De doorlopende nummering wordt hierbij als vanzelfsprekend gehanteerd. Het is niet de bedoeling het Nederlandse bedrijfsleven te verplichten om separate nummeringen in te hanteren om de enkele factuur die wel is voorbereid maar in laatste instantie niet wordt uitgereikt, buiten de reeks te kunnen houden. Belangrijker is het de beslissing om uiteindelijk niet uit te reiken te kunnen blijven volgen, met andere woorden de reeks moet niet doorbroken worden (uitbreiding: tot 1 januari een opvolgend nummer, wat correspondeert in Uw administratie);
Het bedrag van de verschuldigde BTW (uitbreiding: vanaf 1 januari 2004 is expliciet bepaald dat dit moet uitgedrukt in euro's).

Overige nieuwe vereisten:

Wanneer bij de handel in gebruikte goederen de zogenoemde margeregeling wordt toegepast, moet dit op de factuur vermeld staan;
Als er sprake is van een vrijstelling, verleggingsregeling (BTW wordt geheven van de afnemer) of een intracommunautaire levering moet dit ook op de factuur staan;
Als de BTW wordt voldaan door een fiscaal vertegenwoordiger, moeten zijn BTW-identificatienummer, naam en adres zijn vermeld;
De factuurplicht voor bij ministeriële regeling aan te wijzen groothandelaren wordt uitgebreid tot al hun leveringen. Dit betekent dat die groothandelaar ook een factuur aan een niet-ondernemer moet uitreiken. De Belastingdienst krijgt hiermee meer controlemogelijkheden, waardoor de fiscus "zwarte inkopen" beter kan tegengaan.

Vanaf 1 januari 2004 moet U alle nieuwe vereisten met betrekking tot de BTW vermelden op Uw factuur. Het aantal te vermelden regels op een factuur kan dan ook fors toenemen. U heeft dus nog maar weinig tijd om Uw briefpapier en - wellicht belangrijker - Uw softwaresysteem aan te passen aan deze nieuwe wetgeving.

Elektronische facturering.

De meeste ondernemers verzenden hun factuur op papier. Het is echter ook toegestaan de facturen elektronisch te verzenden. De factureringsrichtlijn streeft ook naar een uniforme regeling voor elektronische facturering en heeft tot doel elektronisch factureren te vergemakkelijken. Vanaf 1 januari 2004 wordt het voor ondernemers mogelijk om in alle lidstaten van de EU gebruik te maken van elektronische factureren. De afnemer moet hiermee wel instemmen en U moet voldoen aan de nationale wetgeving van het betreffende land. De staatssecretaris heeft in april 2001 al een besluit over elektronisch factureren bekend gemaakt. Essentieel hierbij is dat de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de facturen worden gewaarborgd. Dit besluit heeft in het wetsvoorstel een plaats gekregen.

Factureren in andere EU-landen.

Let op: als U leveringen en/of diensten verricht die belastbaar zijn in een ander EU-land valt U voor wat betreft de factureringsvereisten onder de wetgeving van het desbetreffende land. Zoals aangegeven is er geen sprake van een totale gelijkheid. Als U de BTW kunt verleggen naar Uw buitenlandse afnemer, is het in bepaalde landen noodzakelijk op de factuur aan te geven dat de BTW verlegd is naar de afnemer. In bijvoorbeeld Duitsland moet U ook op de factuur aangeven op grond van welk artikel van de nationale wetgeving er sprake is van verlegging. Als U Uw software aanpast en U handelt met het buitenland, zorg dan direct dat de juiste zinnen per land op de factuur afgedrukt worden.

Bron: Belastingzaken, oktober 2003.

Verkorte versie voor facturen vanaf 2004:

De datum van uitreiking van de factuur;
Een nummer, dat correspondeert met de boeking in Uw administratie;
De dag waarop de levering of dienst is verricht;
Naam en adres van de ondernemer die de levering of dienst verricht;
Naam en adres van de afnemer van de levering of dienst;
Duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten;
De hoeveelheid geleverde goederen;
De vergoeding;
Het BTW-bedrag;
Het BTW-nummer van de klant indien BTW verlegd of afnemer in een andere EU-land;
Prijs per verkochte eenheid;
Datum vooruitbetaling (voorschot);
Een opeenvolgend factuurnummer.

Nogmaals het BTW-nummer.

Per 1 januari 2004 gaan nieuwe eisen gelden voor de gegevens die u op uw factuur moet zetten. Eén van de regels betreft de vermelding van het BTW-identificatienummer op de factuur (BTW-nummer). In ieder geval moet uw eigen BTW-nummer met ingang van het nieuwe jaar altijd op de factuur staan. Maar er bestaat bij veel ondernemers onduidelijkheid over de regels rond de vermelding van het BTW-nummer van de klant. Veel bedrijven gaan er namelijk van uit dat ook het BTW-nummer van de afnemer altijd op de factuur moet worden vermeld. En het is niet zo verwonderlijk dat zij dat denken, want allerlei ondernemersbladen hebben dat gemeld. Zelfs de Kamer van Koophandel licht ondernemers op die manier voor.
Niets is echter minder waar. Vermelding van het BTW-nummer van de klant op de factuur is alleen vereist als de BTW-afdracht is verlegd naar de afnemer of als de afnemer zich in een ander EU-lidstaat bevindt. Bij binnenlandse transacties waarbij u de BTW moet afdragen, hoeft u dus niet het BTW-nummer van uw afnemer op de factuur te zetten!

Nagekomen. Bron: Checklist.nl 25 november 2003.